Tim Editor
ERA.id - Press release merupakan salah satu saluran untuk upaya publikasi informasi sebuah perusahaan atau individu. Dalam ranah bisnis, dokumen yang juga disebut dengan siaran pers berperan sebagai pendukung alat promosi. Namun, di lain kesempatan, bisa menjadi ujung tombak jaga reputasi bisnis di kala krisis.
“Krisis dapat terjadi pada bisnis apa pun. Ini bisa berupa peristiwa tertentu, bencana alam, atau bahkan sekadar rumor yang menarik perhatian media. Pertahanan terbaik Anda melawan krisis adalah persiapan. Rencanakan ke depan untuk mengumpulkan individu-individu kunci yang akan berkumpul selama situasi krisis untuk menyampaikan tentang krisis tersebut,” demikian ulasan di Small Business.
Jika Anda bekerja sebagai public relations atau PR, maka kemampuan menulis siaran pers adalah salah satu hal wajib. Namun, jika Anda awam terhadap hal tersebut, atau orang yang bukan bekerja di bidang PR, maka bisa menggunakan layanan Jasa Press Release.
Perlu Anda ketahui, proses penyusunan siaran pers untuk kebutuhan promosi dengan saat perusahaan atau bisnis mengalami krisis, sangatlah berbeda. Saat bisnis mengalami kendala, maka Anda harus mempertimbangkan banyak hal. Mulai dari nama baik bisnis hingga kepentingan konsumen.
Anda harus menuliskan pernyataan yang dapat menjawab pertanyaan atau kebutuhan audiens. Hindari jangan sampai Anda justru mendapatkan kritik.
Lantas, bagaimana menulis siaran pers yang tepat untuk mengatasi masalah perusahaan? Simak panduannya berikut ini.
Cara Menyusun Press Release Saat Bisnis Alami Krisis
1. Kenali Audiens
Saat terjadi krisis, kemungkinan hanya kelompok tertentu yang terimbas dampaknya. Artinya, tidak menyasar pada seluruh konsumen. Maka, bagaimana menulis siaran pers untuk menjawab masalah kelompok terdampak tersebut?
Cari tahu siapa saja yang terdampak persoalan. Kemudian, Anda harus memprediksi seperti apa tanggapan yang dibutuhkan semua pihak. Lantas, apa yang kemungkinkan menjadi hal yang bermanfaat dan berguna untuk pembaca.
2. Respons Perusahaan
Ini menjadi hal terpenting dalam memperbaiki reputasi bisnis Anda. Untuk menentukannya, Anda harus mampu menjawab pertanyaan berikut ini.
Apakah perusahaan Anda menjadi pihak yang bersalah? Jika jawabannya iya, maka Anda harus mengakuinya dan menyampaikan permintaan maaf. Ini menjadi sebuah sinyal bahwa Anda bersedia untuk bertanggung jawab.
Orang akan lebih bersimpati terhadap siapa saja yang bersedia mengakui kesalahan, ketimbang hanya berusaha keras untuk menutupinya.
Namun jika Anda masih berada di tahapan investigasi, berikan informasi kepada audiens, bahwa Anda punya komitmen untuk mengatasi persoalan ini dalam tenggat waktu yang pasti.
Kemudian, ada pertanyaan dapatkah Anda menenangkan orang-orang yang terdampak persoalan? Seperti kita tahu, semua orang ingin mendapatkan solusi nyata untuk membantu orang-orang yang terdampak. Bukan hanya memberikan pernyataan sekedar untuk cari aman. Poin ini harus ada dalam siaran pers Anda.
Cara yang lain adalah dengan meyakinkan orang dengan menjelaskan bagaimana Anda dapat mencegah situasi yang sama agar tidak terulang di masa depan.
Lalu, ada pertanyaan bagaimana Anda membantu mereka yang terkena dampak masalah. Lakukan analisis terhadap sumber daya yang bisa Anda manfaatkan untuk menuntaskan persoalan. Jelaskan langkah nyata yang akan Anda lakukan untuk mengatasi semuanya.
3. Tentukan Cara Berkomunikasi
Jika Anda melakukan kesalahan, maka tetap rendah hati namun masih terdengar kompeten adalah pilihan bijak. Dengan begitu, orang akan melihat perusahaan tidak hanya mengakui adanya kesalahan, namun juga menjalankan solusinya.
4. Hindari Membela Diri Terlalu Jauh
Anda tidak perlu untuk terlalu defensif membela diri habis-habisan. Hal itu justru akan membawa Anda ke jurang lebih dalam. Apalagi, ketika opini masyarakat sudah terlalu liar dan terlampau negatif untuk bisnis Anda.
Meski memang Anda belum tentu salah, langkah terbaik adalah tidak terlalu berusaha keras membela diri dan melakukan pembenaran. Namun, jangan sampai Anda justru menulis siaran pers yang kosong dan menuai kecaman. Maka,
5. Tulis Fakta
Hindari pernyataan yang terlalu dibuat-buat. Yang Anda butuhkan hanyalah fakta, bukan sekedar pembelaan atau tuduhan yang bertujuan menyudutkan pihak lainnya.
Jelaskan kunci pesan secara efektif, menggunakan format 5W + IH, yakni What, Who, Where, When, Why dan How. Anda juga harus mencantumkan kontak yang sewaktu-waktu dihubungi.
Dalam dunia public relations, krisis bisnis adalah tantangan besar, terutama dalam menjaga reputasi dan kepercayaan publik. Pastikan Anda cermat dan berhati-hati dalam menyusun press release.
