Pelaksanaan Technical Meeting dalam Lomba Secara Efektif, Begini Langkahnya

| 14 Sep 2022 22:06
Ilustrasi Meeting(Foto: Dok. Antara)

ERA.id - Dalam sebuah kegiatan maupun perlombaan, pihak panitia tentunya akan memberikan pengarahan agar acara tersebut dapat dimengerti oleh semua pihak.

Pengarahan tersebut dilakukan untuk membahas hal teknis dalam acara yang akan dilangsungkan pada hari H. Pengarahan yang diberikan panitia inilah yang disebut dengan technical meeting.

Ilustrasi Technical Meeting. (ANTARA/HO-Humas Polda Sulbar)

 

Dari pengarahan atau technical meeting inilah, peserta dan panitia lomba akan menyatukan persepsi, visi-misi, dan juga pembekalan teknis mengenai pelaksanaan perlombaan nantinya. Technical meeting ini bertujuan agar acara lomba berlangsung dengan lancar. Selain itu, syarat perlombaan akan disepakati dalam sesi ini, dan kemudian sesi tanya jawab untuk menjawab berbagai pertanyaan dari peserta lomba.

Bagaimana Melaksanakan Technical Meeting Secara Efektif?

Technical meeting kadangkala tidak berlangsung dengan efektif. Biasanya waktu pelaksanaannya menjadi lebih lama hingga berjam-jam dari waktu yang sudah disepakati. Hal ini bisa disebabkan beberapa hal, misalnya karena terlalu banyak pihak yang berbicara dan perubahan rundown acara.

Setelah kita memahami apa yang dimaksud dengan technical meeting, kita dapat melakukan tips berikut agar technical meeting berlangsung dengan lancar:

  1. Untuk melakukan technical meeting, adakanlah rapat final dengan mengundang seluruh panitia yang terlibat dalam lomba terlebih dahulu. Seluruh rencana yang sudah tersusun hendaknya ditarik suatu kesimpulan, sehingga semua panitia memiliki pengertian dan pemahaman yang serupa untuk setiap perlombaan.
  2. Sediakan konsumsi seperti snack box atau makanan siang untuk technical meeting.
  3. Semua pihak harus dipastikan datang tepat waktu dan juga pulang setelah acara selesai. Rapat yang berjalan kurang efektif disebabkan oleh adanya pihak yang datang telat atau peserta yang sudah pulang terlebih dulu, padahal rapat belum selesai.
  4. Susun agenda rapat dengan baik, misalnya dengan membahas rundown dan juga tugas masing-masing panitia. Pemeriksaan seluruh ruangan atau lokasi yang nantinya akan digunakan untuk kegiatan juga perlu untuk diperiksa.
  5. Buatlah dua macam technical meeting. Satu untuk kepanitiaan lomba, dan satu untuk panitia lomba dengan para peserta lomba.
  6. Sangat disarankan untuk memilih pemimpin technical meeting yang tepat. Pilihlah orang yang mampu memimpin jalannya perlombaan dengan baik karena memiliki skill leadership yang mumpuni. Dengan demikian, jalannya kegiatan akan terlaksana dengan baik dan lancar.

Contoh Peraturan Technical Meeting Agar Berjalan Lancar

Dengan memahami lebih lanjut mengenai technical meeting dan peraturan yang harus disusun agar suasana menjadi lebih kondusif, Anda dapat mengadakan technical meeting secara efektif. Contoh peraturan yang bisa Anda buat antara lain:

  • Hanya orang-orang yang dilimpahkan wewenang yang dapat berada dalam ruang technical meeting.
  • Masing-masing peserta technical meeting tidak diperkenankan mengundang keributan saat TM dijalankan.
  • Agar TM tetap lancar saat pertemuan berlangsung, alat komunikasi harus dinonaktifkan.
  • Masing-masing peserta TM dilarang menginterupsi peserta lain yang tengah mendapat kesempatan berbicara.
  • Peserta hanya diperbolehkan mengajukan pertanyaan jika moderator sudah mempersilakan.
  • Peserta yang melanggar aturan TM akan mendapatkan sanksi teguran, dan jika sudah menerima teguran sebanyak tiga kali, maka terpaksa panitia mengeluarkan peserta dari ruangan TM.
  • Selama pertemuan berlangsung, peserta dilarang keluar dari ruangan TM.

Demikianlah pembahasan mengenai technical meeting dan beberapa informasi singkat terkait proses technical meeting agar berjalan lancar dengan suasana kondusif. Semoga informasi ini bermanfaat!

Ikuti artikel-artikel menarik lainnya juga ya. Kalo kamu mau tahu informasi menarik lainnya, jangan ketinggalan pantau terus kabar terupdate dari ERA dan follow semua akun sosial medianya! Bikin Paham, Bikin Nyaman

Rekomendasi