Tim Editor
ERA.id - Spreadsheet masih sering menjadi pilihan utama hampir semua pebisnis untuk mencatat stok karena gratis, fleksibel, dan sudah dikuasai. Namun, batas kemampuan spreadsheet baru terasa saat jumlah transaksi dan SKU (Stock Keeping Unit) mulai bertambah, bukan di awal pemakaian yang menyebabkan spreadsheet tidak lagi memadai dan mulai mencari solusi seperti software stok barang Indonesia.
Keterbatasan spreadsheet dalam pencatatan stok ini cukup khas dan berulang, bukan sekadar soal kebiasaan pengguna. Salah satu opsi yang sering dibandingkan oleh pebisnis adalah Alternatif solusi multi-channel ecommerce dengan harga terjangkau seperti Mekari Desty. Berikut lima alasan yang menandai bahwa penggunaan spreadsheet mulai merepotkan.
1. Pembaruan Manual Selalu Tertinggal dari Transaksi
Spreadsheet hanya berubah saat ada orang yang mengetik data secara manual. Akibatnya, pada jam sibuk, terjadi jarak waktu antara transaksi yang sebenarnya dengan angka stok yang tercatat dalam spreadsheet.
Jarak ini semakin melebar jika barang dijual di beberapa kanal secara bersamaan. Risiko yang muncul, satu produk bisa saja terjual dua kali di tempat berbeda karena keduanya hanya membaca data stok yang sudah kadaluarsa.
2. Salah Rumus dan Salah Ketik Sulit Dilacak
Kesalahan seperti rumus yang tergeser atau baris yang terhapus tidak menimbulkan peringatan apapun pada spreadsheet. Akibatnya, kesalahan tersebut terbawa ke dalam seluruh rekap laporan pada periode-periode berikutnya.
Untuk menemukan kesalahan, dibutuhkan pemeriksaan sel per sel yang memakan waktu banyak, terutama saat file pencatatan semakin panjang dan kompleks.
3. Banyak Orang Mengedit File yang Sama
Jika pencatatan dilakukan oleh beberapa orang yang mengakses file yang sama, sering terjadi bentrokan versi. Contohnya, salinan file berbeda beredar di berbagai perangkat dan masing-masing mengira itu versi terbaru.
Tanpa pembatasan akses, siapa pun bisa mengubah angka stok secara sembarangan. Hal ini membawa risiko koreksi dilakukan tanpa persetujuan dan jejak kesalahan menjadi sulit dilacak.
4. Tidak Ada Riwayat Perubahan Stok
Spreadsheet pada umumnya hanya menyimpan angka stok terakhir tanpa mencatat urutan perubahan yang membentuk angka tersebut. Karena itu, pertanyaan kapan dan mengapa stok berubah sulit dijawab.
Tanpa riwayat tanggal dan alasan perubahan stok, jika terjadi selisih hasil opname, koreksi hanya dapat dilakukan secara reaktif tanpa mengetahui sumber masalahnya. Akibatnya, kesalahan yang sama berpotensi terulang di periode berikutnya.
5. File Melambat Saat SKU dan Transaksi Bertambah
Jumlah baris data dan rumus yang terus bertambah membuat file spreadsheet semakin berat untuk dibuka dan dihitung ulang oleh komputer. Hal ini menyebabkan tim pencatat stok menunda pencatatan dan mengumpulkannya di akhir hari.
Penundaan pencatatan adalah awal mula dari selisih stok yang menumpuk. Biasanya gejala ini muncul bersamaan dengan bertambahnya jumlah kanal penjualan.
Kelima alasan di atas menunjuk pada satu batas yang sama, yaitu spreadsheet hanya mencatat hasil akhir tanpa mengikuti setiap kejadian transaksi secara real time. Penanda paling mudah dikenali adalah selisih opname yang berulang dan waktu rekap pencatatan yang makin lama.
Langkah berikutnya adalah memindahkan pencatatan stok ke sistem yang dapat mengikuti transaksi secara langsung. Sebab, pindah ke sistem lain akan lebih mudah dilakukan sebelum jumlah SKU bertambah banyak.
Mekari Desty adalah platform omnichannel marketplace untuk membantu pebisnis online, admin e-commerce, dan tim operasional menyederhanakan dan mengelola operasional penjualan multi-channel dalam satu sistem terpusat secara lebih efisien sekaligus mempercepat pertumbuhan bisnis.
Sebagai bagian dari ekosistem software terpadu Mekari, Mekari Desty juga terintegrasi dengan berbagai solusi Mekari lainnya seperti Mekari Talenta, Mekari Flex, Mekari Jurnal, Mekari Expense, Mekari Qontak, Mekari Klikpajak, Mekari Sign, Mekari POS, Mekari Officeless, dan Mekari Airene untuk mendukung automasi operasional bisnis secara end-to-end. Anda bisa menemukan berbagai pilihan software stok barang Indonesia yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
